Üç kayıt, bir atama
Bir transfer işine araç atamak, Latilon’da üç ayrı kaydın sonucudur:
- Araç ve Acente: aracın hangi Acenteye, hangi tarihten hangi tarihe kadar çalıştığı.
- Araç ve Kaptan: aracı hangi Kaptanın, hangi tarihten hangi tarihe kadar kullandığı.
- İş, plaka ve Kaptan: bir transferi hangi aracın ve hangi Kaptanın yapacağı.
İlk iki kayıt dönem başında bir kez girilir ve değişene kadar geçerlidir. Günlük işte yalnızca üçüncü adım kalır: işe aracı seçersiniz, o günün Kaptanı da işe atanır. Bu yazı üç adımı sırasıyla anlatıyor. Kısa özet Araç ve Kaptan atama sayfasında.
1. Aracı Acenteye bağlayın
İlk kayıt, web panelindeki Araç Giriş-Çıkış ekranında tutulur. Her satır bir aracın bir Acenteyle çalıştığı dönemi gösterir. Kayıtta plaka, Acente ve başlangıç tarihi girilir. Bitiş tarihi isteğe bağlıdır; boş bırakırsanız araç o Acenteye çalışmaya devam eder.
Bu kayıt, günlük atamada hangi aracın hangi Acentenin işine listeleneceğini belirler. Sezon boyunca aynı Acenteye çalışan bir araç için tek satır yeter. Araç Acente değiştirdiğinde eski kayda bitiş tarihi yazılır ve yeni Acente için yeni bir satır açılır.
Latilon, aynı aracın çakışan tarihlerde iki farklı Acenteye kaydedilmesini durdurur. Böylece bir plaka aynı günde iki Acentenin listesinde birden görünmez.
2. Kaptanı araca atayın
İkinci kayıt, Araç Kaptan Atama ekranında tutulur. Kayıtta plaka, Kaptan ve başlangıç tarihi girilir. Bitiş tarihi burada da isteğe bağlıdır.
Bu kayıt, günlük atamada “o günün Kaptanı” olarak kullanılır. Bir Kaptan aynı araçla dönem boyunca çalışıyorsa tek satır yeter. Kaptan değiştiğinde eski kayda bitiş tarihi yazılır ve yeni Kaptan için yeni satır açılır.
Latilon, aynı tarihlerde başka bir araçta çalışan Kaptanın ikinci bir araca atanmasını durdurur. Her Kaptan, bir tarih aralığında tek araçta görünür.
Her iki ekranda da kayıtları Yönetici ve operasyon ekibi ekler ve düzenler; silme yetkisi Yöneticidedir. Ekranların görüntüleri Araç ve Kaptan atama sayfasında yer alır.
3. Günlük işte aracı seçin
Üçüncü adım günlük işin kendisidir. Web panelinde Operasyon Listesi’nde günü seçersiniz ve iş satırındaki araç simgesine basarsınız. “Araç Seç” penceresi açılır.
Penceredeki “Araç Listesi”, o gün için hem Acentesi hem Kaptanı tanımlı ve aktif olan kendi araçlarınızı gösterir. Her satırda plaka, marka, model, araç grubu ve o günün Kaptanı yazar. Her sütunda arama yapılır. Bir aracı seçtiğinizde o günün Kaptanı da işe atanır. İlk iki kayıt doğru girildiyse günlük atama tek tıkla biter.
Kendi aracınızda koltuk sayısı işteki yolculara yetmiyorsa Latilon “Koltuk sayısı yetersiz!” uyarısını gösterir ve atamayı durdurur. Bu kontrol, işe uygun aracın seçildiğinden emin olmanız için yapılır.
Operasyonların nasıl açıldığı ve günlük listenin nasıl çalıştığı Operasyon yönetimi sayfasında anlatılıyor.
Tedarikçi aracı seçmek
Kendi aracınız yetmediğinde aynı pencereden Tedarikçi aracı seçersiniz. “Araç Tedarik” anahtarı listeyi Tedarikçi araçlarına çevirir. Bu listede Acente, araç grubu, plaka, Kaptan ve telefon yazar. Yalnızca aktif Tedarikçi araçları listelenir.
Listede olmayan bir plakayı atama sırasında “Yeni Ekle” ile tanımlarsınız; ardından listeden seçip işe atarsınız. Tedarikçi aracı bir işe atandığında Tedarikçinin kullanıcılarına bildirim kendiliğinden gider. Tedarikçi kullanıcısı kendi araçlarına verilen işleri uygulamada görür, onaylar ve durumunu günceller.
Yalnızca Kaptanı değiştirmek
Aracı yerinde bırakıp Kaptanı değiştirmek için iş satırındaki Kaptan simgesine basarsınız ve “Kaptan Seç” penceresinden yeni Kaptanı seçersiniz. Aynı yerden plakayı ya da yalnızca Kaptanı işten kaldırabilirsiniz.
İşin aracı ya da Kaptanı değiştiğinde işin onayı sıfırlanır. Kaptan işi uygulamada yeniden onaylar; ofis, onayı listede görür.
Mobil uygulamada atama
Üçüncü adım iOS ve Android uygulamalarından da yapılır. Atama yetkisi olan kullanıcı işin ayrıntısını açar. Araç kartında plakaya dokununca plaka, Kaptana dokununca Kaptan seçimi açılır.
- Seçim penceresinde arama kutusu ve “Öz araç | Tedarikçi” anahtarı vardır.
- Bir satıra dokunduğunuzda atama hemen kaydedilir. Öz aracı seçince o günün Kaptanı da işe atanır.
- “Plakayı kaldır” ve “Kaptanı kaldır” düğmeleri atamayı kaldırır; kaldırmadan önce onay istenir.
- Atamayı durduran bir kural varsa nedeni ekranda yazar.
- Yeni bir Tedarikçi plakası “Tedarikçi” sekmesinde “Yeni plaka” ile eklenir; ardından listeden seçilip atanır.
Araç–Acente ve araç–Kaptan tanımları, yani ilk iki adım, web panelinde yapılır. Uygulamanın sekmeleri ve Kaptanın ekranı Mobil uygulama sayfasında.
İşi Kaptana gönderin
Atama kaydedildikten sonra işin Kaptana gitmesi için bir adım daha vardır. Web panelinde işleri seçersiniz, sağ tıklar ve “Bildirim Gönder”e basarsınız. Kaptanın telefonuna “İş Atandı” bildirimi gider.
Kaptan uygulamada işi açar; Acente, buluşma noktası, uçuş numarası, yolcu sayısı ve otel otel yolcu listesini görür. “İşi Onayla”ya basınca ofis işi listede “Onaylandı” olarak görür. Bildirim ve onay akışı Mobil uygulama sayfasında anlatılıyor.
Kısaca sıra
- Araç Giriş-Çıkış ekranında aracı Acenteye bağlarsınız.
- Araç Kaptan Atama ekranında Kaptanı araca atarsınız.
- Operasyon Listesi’nde ya da mobil uygulamada işe aracı seçersiniz; o günün Kaptanı da atanır.
- Gerekirse Tedarikçi aracı seçer ya da yalnızca Kaptanı değiştirirsiniz.
- İşleri seçip “Bildirim Gönder” ile Kaptanın telefonuna gönderirsiniz.
Kim ne yapar
- Yönetici: Araç Giriş-Çıkış ve Araç Kaptan Atama kayıtlarını ekler, düzenler ve siler. İşlere araç ve Kaptan atar, Tedarikçi plakası ekler.
- Operasyon ekibi: aynı kayıtları ekler ve düzenler; işlere araç ve Kaptan atar, Tedarikçi plakası ekler, işi “Bildirim Gönder” ile Kaptana gönderir.
- Kaptan: kendisine gönderilen işi telefonunda görür, araç ve Kaptan bilgisini okur ve işi onaylar.
- Tedarikçi: kendi araçlarına verilen işleri uygulamada görür, onaylar ve kendi firması adına yeni plaka ekler.