Filo ve belge takibi

Araç kartı

Her aracın bir kaydı vardır. Kayıtta plaka, araç grubu, marka, model yılı, araç tipi, renk ve koltuk sayısı bulunur. Araç özmal ya da kiralık olarak işaretlenir; sahibinin ya da vekilinin iletişim, vergi ve banka bilgileri girilir. Durum, UETDS belgesi, açıklama ve muayene, trafik sigortası ve koltuk sigortası tarihleri de aynı kayıttadır.

• Bir plaka firmada yalnızca bir kez kaydedilir. Aynı plaka ikinci kez girilirse “Bu plaka zaten kayıtlı.” uyarısı çıkar.
• Araç listesinde her aracın o gün atanmış Kaptanı görünür.
• Bir işe araç atanırken koltuk sayısı işin yolcu sayısından azsa Latilon “Koltuk sayısı yetersiz!” uyarısıyla atamayı durdurur.

Araç grupları filonuzu sınıflar: minibüs, midibüs, otobüs gibi. Bir grup başka bir grubun altında durabilir. Her grupta kira bedeli, yakıt tüketimi ve VIP işareti tutulur.

Sigorta ve muayene tarihleri

Sigorta ekranı her aracın dört bitiş tarihini yan yana gösterir: Kasko, Trafik, Muayene ve Koltuk Sigorta.

• Geçmiş tarihler kırmızı görünür.
• Bugünden itibaren 30 gün içinde dolacak tarihler sarı görünür.
• Liste varsayılan olarak bugün çalışan araçları gösterir. “Tüm araçları göster (aktif olmayan araçlar dahil)” kutusu tüm kayıtları açar.

Trafik, muayene ve koltuk sigortası tarihleri araç kartında da durur. Birinde yaptığınız değişiklik ötekine yansır.

Bitiş tarihi yaklaşınca e-posta ile hatırlatılır. E-posta kasko, trafik sigortası, muayene ve koltuk sigortası tarihlerini plakaya göre listeler.

Kaptan kayıtları ve ehliyetler

Her Kaptanın bir kaydı vardır: TC kimlik numarası, ad, kan grubu, doğum yeri ve tarihi, adres, telefonlar, acil durumda aranacak kişi, Kaptan Belge No, SRC ve tarihi, psikoteknik ve tarihi, not.

Ehliyetler Kaptan Ehliyet Listesi’nde tutulur; her ehliyet sınıfı bitiş tarihiyle ayrı bir satırdır. Bitişi yaklaşan ve geçmiş ehliyetler renkle işaretlenir. Ehliyet bitiş tarihi yaklaşınca da e-posta ile hatırlatılır.

Araç Grup Ehliyet ekranında her araç grubunu hangi ehliyet sınıflarının kullanabileceği tanımlanır. Kaptan bir araçla eşleştirilirken bu tanım kontrol edilir.

Kaptan Maaş ekranında her Kaptan için geçerlilik dönemiyle maaş tutarı girilir. Lojman, elektrik, su, yemek ve vergi tutarları isteğe bağlıdır. Dönemler çakışamaz.

Belgeler

Araç ve Kaptan kayıtlarına dosya eklenir. Aynı anda birden fazla dosya yüklenir; görseller ve PDF’ler önizlenir, indirilir ve silinir. Belgeleri yalnızca oturum açmış ofis kullanıcıları indirebilir.

Yakıt, bakım ve giderler

• Yakıt: her alım bir satırdır. Shell, Aytemiz ya da Opet’te hesabınız varsa alımlar bu hesaptan Latilon’a aktarılır; elle de girilir. Araç, tarih ve saat, yakıt tipi, birim fiyat, litre, tutar, km, fiş ve fatura numarası, istasyon ve “Tam Kapasite” işareti girilir.
• AdBlue: yakıtla aynı biçimde ayrı bir listede tutulur.
• Bakım: atölye faturası araç bazında kaydedilir. Başlıkta tarih, aracı getiren Kaptan, bakım türü, fatura numarası, “Bakım KM” ve arıza açıklaması bulunur. Altına işçilik ve malzeme satırları miktar, birim fiyat ve KDV oranıyla girilir; toplamlar hesaplanır.
• Gider: köprü-otoyol, yıkama, otopark, ceza gibi masraflar gider tipiyle kaydedilir. Araç seçilmezse gider firmanın genel gideri olur. Gider tiplerini her firma kendisi tanımlar.

Yakıt, AdBlue, bakım ve gider listeleri son yedi günle açılır ve tarih aralığıyla süzülür.

Kiralık araçlar

Araç Sözleşme ekranında kiralık her araç için başlangıç ve bitiş tarihi, kira bedeli, vergi oranı ve kiranın KDV dahil olup olmadığı girilir. Aynı araç için tarihleri çakışan sözleşme kabul edilmez.

Çalışılmayan günler Araç Kesinti ekranında kaydedilir: araç ve tarih başına bir satır, tam gün için 1,00, yarım gün için 0,50.

Kaza kaydı

Kaza Listesi’nde her kaza araç ve Kaptanla birlikte kaydedilir: tarih ve saat, yer, iki tarafın sigorta ve kasko bilgileri, karşı tarafın plakası, “Suç Oranı”, yolcular ve yaralılar, açıklamalar.

Listeler

Filo ekranlarının hepsi aynı liste yapısını kullanır. Sütunlara göre süzer, arar ve sıralarsınız; sütunları gösterir, gizler, yerini ve genişliğini değiştirirsiniz. Listeyi Excel’e aktarabilirsiniz. Sütun düzeniniz kullanıcıya özel saklanır.