Başlamak dört adım
Latilon’a başlamak dört adımdan oluşur. Demo talep edersiniz, modüllerinizi seçersiniz, tanımlarınızı yaparsınız ve ekibiniz sahaya çıkar. Kurulumu biz üstleniyoruz. Araçlarınızı, Kaptanlarınızı, Acentelerinizi ve bağlantılarınızı ise siz tanımlarsınız.
Bu yazı her adım için hangi bilgileri önceden toplamanız gerektiğini sırayla anlatıyor. En uzun bölüm tanımlar adımı; Latilon’da neyin tanımlandığını ve her tanımın hangi bilgiyle girildiğini orada bulursunuz.
Demo için operasyonunuzu özetleyin
İlk adım demo ve teklif formudur. Formdan sonra operasyonunuzu birlikte inceler, hangi modüllerin işinize yarayacağını netleştiririz. Bu görüşme için şunları not edin:
- hangi Acentelerle çalıştığınızı ve işlerin size nasıl geldiğini;
- filonuzdaki araç gruplarını ve Tedarikçi araçlarıyla çalışıp çalışmadığınızı;
- kullandığınız araç takip sistemini ve yakıt aldığınız akaryakıt firmalarını;
- UETDS bildirimini Latilon üzerinden yapmak isteyip istemediğinizi.
Modüllerinizi seçin
İkinci adımda ihtiyacınız olan modülleri seçersiniz. Kurulumda hangi araç takip sistemini kullandığınızı, hangi Acentelerin servisinden iş aldığınızı ve UETDS bildirimi isteyip istemediğinizi bize söylersiniz. UETDS bildirimi firmanız için kurulumda açılır. Acentelerin sunduğu servislerden transferler ve yolcu bilgileri Latilon’a aktarılır; bağlantı, çalıştığınız Acentenin servisine göre kurulur. Ayrıntılar Entegrasyonlar sayfasında.
Tanımlarınızı yapın
Üçüncü adım tanımlardır. Latilon’da işler, firmanızın kendi tanım listelerinden seçilen kayıtlarla açılır. Aşağıdaki başlıklar her tanım için hangi bilgiyi hazırlamanız gerektiğini gösteriyor.
Araçlar ve araç grupları
Önce araç gruplarını oluşturursunuz: minibüs, midibüs, otobüs gibi. Her grupta kira bedeli, yakıt tüketimi ve VIP işareti tutulur. Araç Grup Ehliyet ekranında her grubu hangi ehliyet sınıflarının kullanabileceği işaretlenir.
Her araç için şunları hazırlayın:
- plaka, araç grubu, marka, model yılı ve koltuk sayısı;
- aracın özmal ya da kiralık olduğu; kiralıksa sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri ile kira bedeli;
- kasko, trafik sigortası, muayene ve koltuk sigortası bitiş tarihleri;
- ruhsat, poliçe ve aracın fotoğrafı.
Tarihleri girdiğinizde geçmiş olanlar kırmızı, yaklaşanlar sarı görünür. Bitiş tarihi yaklaşınca e-posta ile hatırlatılır. E-postanın gideceği adresleri firma yöneticisi girer; bu adresleri de hazır tutun. Ayrıntılar Filo ve belge takibi sayfasında.
Kaptanlar
Her Kaptanın Latilon’da bir kaydı vardır. Kimlik ve iletişim bilgileri, acil durumda aranacak kişi, SRC ve psikoteknik tarihleri bu kayda girilir. Ehliyetler Kaptan Ehliyet Listesi’nde tutulur; her ehliyet sınıfı bitiş tarihiyle ayrı bir satırdır. Ehliyet, SRC ve psikoteknik belgeleri de Kaptanın kaydına yüklenir. Ehliyet bitiş tarihi yaklaşınca da e-posta ile hatırlatılır.
Kaptanın uygulamaya girmesi için şirketiniz ona bir kullanıcı hesabı açar. Ofisin gönderdiği işler, kullanıcı hesabı olan Kaptanın telefonuna bildirim olarak gelir. UETDS bildirimini kullanacaksanız Kaptanın kimlik numarasını kayda girin; seferde Kaptan sürücü olarak bildirilir.
Acenteler ve fiyat anlaşmaları
Acente listesi firmanızın iş ortaklarını tutar: transfer sattığınız Acenteler, tur operatörleri ve kurumsal müşteriler. Her Acenteyle yaptığınız tarihli fiyat anlaşması Latilon’da teklif olarak girilir. Bir teklifte geçerlilik tarihleri, para birimi, KDV bilgisi, güzergâh ve araç grubuna göre fiyatlar, yakıt fiyatı aralıkları ve kiralama fiyatları bulunur. Anlaşmalarınızı bu başlıklara göre derleyin. Ayrıntılar Acenteler sayfasında.
Noktalar, iş tipleri ve yolcu tipleri
Başlangıç yerleri, güzergâhlar ve oteller firmanızın tanım listelerinde durur. Otel, havalimanı ve bölge gibi noktalarınızın listesini çıkarın. UETDS bildirimini kullanacaksanız her noktanın UETDS ilçesi de tanımlanır. İş tiplerini ve yolcu tiplerini her firma kendisi belirler ve kendi listesini tutar. Operasyon açılırken bu listelerden seçim yapılır. Ayrıntılar Operasyon yönetimi sayfasında.
Hangi araç hangi Acenteye, hangi Kaptan hangi araçta
Araç Giriş-Çıkış ekranında aracın hangi Acenteye, hangi tarihten itibaren çalıştığını girersiniz. Araç Kaptan Atama ekranında aracı hangi Kaptanın, hangi tarihten itibaren kullandığını girersiniz. İki kayıtta da bitiş tarihi isteğe bağlıdır. Bu kayıtlar dönem başında bir kez girilir ve değişene kadar geçerlidir.
Kaptan bir araçla eşleştirilirken geçerli ehliyet sınıfı aracın grubu için tanımlı sınıflarla karşılaştırılır. Bu yüzden ehliyetleri ve araç grubu ehliyet tanımlarını eşleştirmeden önce girin. Tedarikçi araçlarınızı da Araç Tedarik listesinde tutarsınız. Tanımlar tamamlandığında günlük işte aracı seçersiniz ve o günün Kaptanı da işe atanır. Ayrıntılar Araç ve Kaptan atama sayfasında.
Kullanıyorsanız: UETDS, araç takip ve yakıt hesabı
- UETDS: web panelindeki “UETDS Belgesi” ekranında belge kaydını siz açarsınız. Bunun için Acente adı, belge numarası (UETDS kullanıcı adı), şifre ve imza yetkilisi bilgisi gerekir. Ardından araç kaydında her aracın bağlı olduğu belgeyi seçersiniz. Hangi aracın hangi belgeye bağlı olduğunu önceden listeleyin. Ayrıntılar UETDS entegrasyonu sayfasında.
- Araç takip: Arvento ya da Mobiliz kullanıyorsanız bağlantıyı bu sistemdeki kendi hesabınızın bilgileriyle tanımlarsınız. Araçlar plakadan eşleşir; plakaları Latilon’da takip sistemindekiyle aynı yazın.
- Yakıt alımları: Shell, Aytemiz ya da Opet’te hesabınız varsa bu hesabın bilgilerini tanımlarsınız. Araçlarınız için aldığınız yakıtlar Latilon’a aktarılır ve yakıt kayıtlarına düşer.
Bu bağlantıların ayrıntıları Entegrasyonlar sayfasında.
Ekibiniz sahaya çıksın
Son adımda ekip Latilon’u kullanmaya başlar. Ofis ekibi web panelinde çalışır: operasyonları açar, işlere plaka ve Kaptan atar, işi “Bildirim Gönder” ile Kaptanın telefonuna gönderir. Ofis kullanıcılarının hangi ekranları kullanacağı yetki gruplarıyla belirlenir; listeleme, ekleme ve düzenleme yetkileri ayrı ayrı verilir.
Kullanıcıları şirketiniz tanımlar. Kaptanlar uygulamayı App Store ya da Google Play’den indirir ve şirketin açtığı kullanıcı adı ve şifreyle girer. Kaptan kendisine atanan işleri görür, onaylar ve durumunu günceller. Acente ve Tedarikçi kullanıcıları da kendi işlerini uygulamada görür. Uygulamanın ayrıntıları Mobil uygulama sayfasında.
Başlamak için demo ve teklif formunu doldurun.